浅谈办公室机要工作

文章标题：浅谈办公室机要工作   供稿：燃气、天然气、顶管、非开挖工程公司   作者：冯艳梅     

      我在没有真正接触办公室工作以前，我一直还认为办公室工作是一件非常简单、非常容易的事情，平时的工作只是收收发发、传传递递，一不需要动脑，二不需要费力。自从几年前我应聘到办公室上班后，开始接触全新的工作内容，入了门才知道，平时看似简单轻松的机要工作，不仅对工作责任心要求极严，而且涉及内容繁杂琐碎，时时处处都要讲安全、讲涉密、讲程序，时效性、准确性、规范性极强。如果处理不当或者工作不细致，就很容易出问题，而且很可能是大问题。结合自己的工作学习实践，我觉得要做好办公室机要工作，需要拥有强烈的责任意识、高度的纪律意识和主动的服务意识。

　　强烈的责任意识是干好办公室机要工作的前提。办公室文书岗位的主要工作内容包括文件的登记、流转、跟踪、查询、分发和保管；定期做好文件的清退、销毁工作，并按有关规定做好年度归档、移交工作；审核一些对外发文的格式、编号工作；接收无纸化传输平台上的文件以及通过无纸化传输上传文件；各类会议的通知；办公室报刊杂志的征订；以及所有领导交办的其他日常事务。这些看似简单的工作内容，其实每一件都要经过好几个流程才能办结。而我们手上的日常工作常常纷繁交错，往往一件还没处理完，另一件又接踵而来。有时事情不来便罢，一来就挤在一起，这件需要办，那件也等着，理不出个头绪，这个时候就容易产生厌烦、浮躁情绪。所以，特别需要耐心和恒心，要不厌其小，不厌其碎，不厌其烦，认真办好每一件小事。要严格要求自己，合理安排好每件事情，做到忙而不乱，对工作中的一点一滴都要力求做得更好，结束后还要及时总结经验教训，考虑有无疏漏之处，确保工作的正确率。

　　为此，我们必须时刻牢记自己的责任，保持良好的工作习惯，越是工作繁忙越要分清轻重缓急，做到忙而不乱、忙而有序。在办公室上班的人员一定要时时坚守四个不让，即“不让工作在自己手里耽误；不让文件在自己手里积压；不让错误在自己手里出现；不让办公室形象因自己受到损害”。

　　高度的纪律意识是做好办公室机要工作的底线。做好涉密文件的管理工作是办公室秘书的重要工作之一，其中机要文件的传阅、办理都是有严格规定的。如何将涉密文件、资料保管好，成为当前最为重要的一项工作。同时，还必须注意时效性。在收到各类文件后，首先要注意传递文件的时间，避免发生文件传递不及时的错误。这就要求我们要熟悉领导之间的分工，了解各部门及其分管领导的工作规律和时间安排，准确领会领导指示精神，掌握文件的急缓程度，对于需要上报材料、参会人员名单或需要安排接待，要督促并及时进行电话跟踪提醒，加快办理速度。

　　主动的服务意识是提升办公室机要工作水平的关键。在办公室工作没有轰轰烈烈的豪情壮举，只有默默无闻的无私奉献。由于其特殊性，很多工作就落实在一个个细节中，而细节是闪光点，也往往是我们的失误点。因此，这就需要我们必须改变心浮气躁，提倡注重细节、把小事做细。“把平凡的事做好了就是不平凡，把简单的事做好了就是不简单”“不批评，就等于在表扬你”……这些，都是每一次开会部门领导常说的。而正是这样一些平淡的小事，却体现出服务水平和质量。

　　在随着办公室工作不断向科学推进，各项管理规章逐步完善，办公室所承担的各项上传下达、内外协调的工作任务也日益增加。每遇有重大会议、接待，大家更是夜以继日、不辞辛苦地加班加点，不计报酬和个人得失，全力以赴，无私奉献，任劳任怨。由于日常工作繁忙，每天的文件收发传递工作量极大，要做到登记、办理、汇总完成情况程序多而不乱、条理分明，加班加点早已是家常便饭了。年复一年、日复一日地在做同样的一件事，说同样的一句话。因此，年轻的我们，在得与失、苦与乐、公与私的各种落差面前，一定要守得住“寂寞”，踏踏实实，乐于奉献。相信只要认真面对，一定能将办公室机要工作做得更好，为企业发展做出属于自己的一份贡献。
      本文：《浅谈办公室机要工作》  由：燃气、天然气、顶管、非开挖工程公司供稿   作者：冯艳梅